Timp de citire: 9 minute

Metodologia agile prezintă o alternativă radical diferită față de stilul clasic de management. Agile s-a modificat considerabil în ultimii 20 de ani, implicând valori, principii, practici și beneficii noi. Companii precum Sanofi, John Deere, Toyota, Bosch sau GE folosesc acest principiu pentru a transforma companiile lor în companii industriale digitale, cu echipe auto-gestionate și concentrate pe nevoile clienților.

Agile a fost inițial dezvoltată pentru a susține mediul de lucru din industria IT, însă rezultatele pe care această metodologie le-a demonstrat a dezvoltat interesul altor industrii pentru a folosi această strategie de lucru. Implementarea corectă a metodologiei poate aduce afacerii, în medie, creșterea eficienței cu 50%. Din experiența proprie și studiul realizat asupra companiilor ce folosesc agile, echipa Idea Perpetua a reușit să distingă cinci practici pe care antreprenorii le pot folosi pentru a adopta cu succes și a profita optim de avantajele metodologiei agile.

Învață cum funcționează agile de fapt

Procesul nu este o anarhie sau o stare de dezordine, unde fiecare face ce dorește. Se folosesc metode precum scrum, sprint, dezvoltare lean sau kanban pentru a rezolva problemele și a îndeplini obiectivele. Atunci când ceva nu funcționează, antreprenorii nu trebuie să recurgă la metodele clasice de management, ci să reintroducă agile și să-i dea timp acestui flux de lucru să se răspândească asupra întregii echipe.

Scrum-ul este o ședință care se concentrează pe gândirea creativă și colaborare adaptivă pentru a rezolva probleme complexe. În această fază sarcinile de lucru sunt distribuite și trecute într-un sprint, care este centralizatorul obiectivelor fiind, de obicei, realizat lunar. Sprint-ul este reactualizat constant în urma ședințelor scrum ținute periodic. Perioada de recurență a ședinței scrum este variabilă, pentru industria de servicii, intervalul eficient fiind cel săptămânal. Întâlnirile cu recurență zilnică pot avea o durată de 15 minute, fiind o ședință în care se discută sarcinile îndeplinite și cele ce trebuie îndeplinite.

Componenta funcțională a metodologiei agile sunt echipele alcătuite din trei până la nouă oameni. Aceste echipe au un lider ales de membrii, care are responsabilitatea ca obiectivul să fie îndeplinit și să livreze valoare adăugată pentru clienți și pentru companie. Membrii echipei ar trebui să aibă toate abilitățile necesare pentru a rezolva sarcinile de lucru fără ajutor extern, atribuindu-și singur sarcini și testând prototipuri de produse sau servicii.

Google comercializează nenumărate produse și servicii, gestionarea acestora fiind imposibilă fără implementarea echipelor agile. Componența echipelor reunește experți din diferite arii precum: marketing, management, software development etc. pentru a dezvolta caracteristici și servicii adiționale la produsele Google, ținând cont de impactul introducerii noilor funcționalități la nivelul întregii companii.

Află unde funcționează și unde nu funcționează agile

Agile nu este o metodologie care funcționează universal, fără ca procesul să fie ajustat pentru o companie specifică. Procesul este unul de tipul trial and error în care procedeul trebuie testat în moduri diferite și trebuie observat unde eșuează în vederea actualizării. De obicei agile funcționează atunci când problema care trebuie rezolvată este complexă, soluțiile sunt inițial necunoscute, este foarte posibil ca cerințele pentru îndeplinirea obiectivelor să se schimbe, volumul de lucru poate fi împărțit și colaborarea cu clientul final este ușoară.

De asemenea, fluxul de lucru se bazează pe echipe a căror membrii sunt pasionați de munca lor. Din acest punct de vedere este optim ca, inițial, echipele agile să fie formate din voluntari pasionați decât persoane reticente la schimbare. Deși schimbarea este bună, majorității oamenilor le displace ideea de schimbare abruptă. În același timp, repetarea continuă a unui set de practici nu este benefică, instalându-se monotonia și ineficiența. O companie care își dorește să evolueze trebuie să introducă practici ce prezintă un echilibru între schimbare și monotonie.

OpenView Venture Partners, o firmă care a investit în 30 de companii a ales să introducă metodologia agile după ce a aflat de acest concept de la una dintre companiile din portofoliul său. Reprezentanții afacerii au aflat că metodele de lucru agile au dat rezultate foarte bună pentru planificarea strategică și marketing, dar mai puțin pentru departamentul de vânzări, unde toate sarcinile se putea schimba instant, în urma unui telefon. Acest lucru nu neagă complet incompatibilitatea folosirii metodologiei agile pentru departamentele de vânzări, însă este necesară dezvoltarea unui flux de lucru personalizat. Mai mult, OpenView Venture a oferit training-uri despre agile companiilor din portofoliu pentru a spori valoarea adăugată a clienților, majoritatea introducând acest sistem cu entuziasm.

Testează apoi scalează

În urma eforturilor masive, corporațiile mari introduc programe agile cu randament redus. Introducerea cu succes a acestei metodologii se bazează pe introducerea a una – două echipe în funcțiile companiei care au nevoie de acest lucru și crearea astfel a unei baze de angajați care susțin această metodă de lucru și sunt dispuși să împărtășească cunoștințele unui flux de lucru superior cu ceilalți colegi.

Un exemplu al adoptării și expansiunii metodologiei agile este compania John Deere, care se ocupă cu concepția, producția și distribuirea echipamentelor pentru agricultură. Trecerea la agile a durat câțiva ani, fiind introdusă inițial la nivel redus până să fie folosită cu preponderență în departamentul de cercetare și dezvoltare. Introducerea unei metodologii moderne a permis creșterea inovării cu aproximativ 50% și a calității de lucru, în medie, cu 200%. Produse care durau, de obicei, un an și jumătate pentru a fi proiectate, erau acum finalizate în 8 luni. În plus liderii agile scriau și transmiteau săptămânal articole despre metodologie tuturor celor interesați din companie. Succesul a atras atenția întregii echipe John Deere, curent angajații care nu folosesc deja agile implementează sistemul sau se gândesc cum să îl îmbunătățească înainte de a îl implementa.

Permite echipelor tale să-și personalizeze practicile de lucru

Studenții artelor marțiale japoneze, în special cei ce practică aikido, învață de cele mai multe ori un proces numit shu-ha-ri. În stadiul shu aceștia studiază disciplina și urmează principiile de bază, apoi intră în stadiu ha, în care aceștia încep să se desprindă de tehnicile tradiționale. Stadiul ri, este atins atunci când aceștia devin adevărați maeștri, impunând practici și reguli noi ce trebuie urmate de alți noi adepți. Această metodologie a fost preluată de cultura occidentală sub forma: Shu – urmează regulile, Ha – încalcă regulile și Ri – creează regulile.

În faza de implementare a metodologiei agile echipele trebuie menținute cu componența inițială. O astfel de stabilitate poate ajuta echipele pentru a dezvolta un principiu cheie: improvizația. Acest principiu, considerat și adaptabilitate agilă, permite echipelor să personalizeze anumite practici de lucru pentru a asigura îmbunătățirea gradului de satisfacție al clienților, eficiența muncii depuse și a moralului echipei.

Spotify, compania din spatele platformei de difuzare de muzică prin internet, este un exemplu al experienței de adaptare a echipelor sale de lucru. Compania a creat un model de afaceri ce a funcționat cu ajutorul echipelor agile încă de la formarea sa în 2006. Toate procesele Spotify sunt proiectate pentru a îmbunătăți experiența consumatorului la interacțiunea acestuia cu produsele sau serviciile companiei. Acest lucru se datorează inovației prin agile, iar în curent liderii de top nu mai dictează practicile care trebuie urmate de echipe, ci încurajează flexibilitatea și dezvoltarea unor noi principii în vederea îmbunătățirii rezultatelor.

Introdu agile din vârful companiei

Responsabilii executivi de top ar trebui să practice și ei principii ale metodologiei agile, nu doar pentru a da un exemplu, dar și pentru că acest lucru le-ar putea aduce beneficii extraordinare. O echipă agile formată din persoane aflate în funcții de conducere poate influența puternic pozitiv modul în care se dezvoltă strategia de afaceri, cum se alocă resurse sau cum se formează cultura organizațională.

Timpul liderilor trebuie realocat în procent de 20 – 25% în vederea implementării și dezvoltării metodologiei agile și a echipelor care o folosesc. Acest lucru poate asigura atribuirea corespunzătoare a priorităților și eliminarea barierelor din procesul de creație a echipelor de lucru a companiei. Liderii trebuie să identifice și să minimizeze impactul blocajelor în procesul de implementare agile, devenind facilitatori. Câteva tehnici includ:

– Dezvoltarea unui sistem transparent și egal pentru toată lumea. Accesul la informație a tuturor membrilor echipei trebuie să fie optim și egal. Fiecare membru trebuie să aibă acces la același volum de informație, iar tehnicile agile practicate trebuie să fie dispuse transparent față de aceștia, precum: locul de desfășurare scrum, metoda de gestionare a sarcinilor de lucru, datele întâlnirilor scrum

– Nu încerca să implementezi toate practicile agile, ci verifică și implementează-le pe cele optime pentru echipa ta. De exemplu scrum și kanban sunt două tehnici ce rareori pot fi utilizate simultan, multe companii alegând metoda de lucru optimă pentru structura lor organizațională. În timp ce scrum se concentrează pe lucrul de echipă, kanban prioritizeză gestionarea individuală a sarcinilor de lucru.

– Nu schimba structura implementată înainte de a o testa din toate punctele de vedere. Dacă anumite tehnici nu funcționează încearcă să modifici componența echipei sau să numești alte persoane în funcții cheie.

– Asigură-te că fiecare membru al echipei urmărește aceeași viziune. Poți pune întrebări de tipul „De ce faci acest lucru?” pentru a verifica dacă sarcinile unui membru al echipei se îndreaptă în direcția obiectivului firmei. În același timp le poți indica colegilor ce trebuie să facă nu cum să facă. Este echivalentul unei persoane ce trebuie să realizeze din piese LEGO un elicopter fără a avea la îndemână manualul de instrucțiuni. Rezultatele pot fi surprinzătoare, acesta fiind scopul principal al metodologiei agile. Alte întrebări care pot dezvolta idei și rezultate sunt: „Ce recomanzi în această situați?”, „Cum am putea testa acest lucru?” sau „Cum putem verifica eficiența acestui proces?”.

– Asigură-te că dezvolți un management agile, nu waterfall. Waterfall este un tip de management ce prezintă o înlănțuire secvențială a practicilor de lucru. Această dispunere presupune că acest tip de management este slab susceptibil la schimbare, orice intervenție asupra etapelor anterioare fiind costisitoare. Procesul de lucru agile presupune repartizarea modulară a unui produs, astfel se pot aduce modificări ulterior acestuia. Acesta este un principiu pe care îl folosesc și sistemele de operare în comunicarea cu alte device-uri conectate. De exemplu pentru a printa un document, sistemul de operare transmite datele într-un document rezervat, iar de acolo driver-ul imprimantei preia informația și o transmite către imprimantă pentru a executa operațiunea. Dacă acel document rezervat de legătură nu exista, ar fi trebuit să achiziționați un calculator nou dacă a-ți fi cumpărat o imprimantă de generație mai nouă, reprezentând un mod de lucru

Systematic, o companie de software prezentă la nivel global, inclusiv în România, a început să utilizeze agile în 2005. Cu toate acestea CEO-ul și co-fondatorul companiei, Michael Holm, avea impresia că echipa sa executivă împiedică procesul echipelor de lucru din restul companiei, transmițând documente ce păreau inactuale și folosind procese ce ocupau prea mult timp. Astfel, în 2010, Michael Holm a format o echipă agile de nouă membrii cu funcții de conducere. Echipa a redus volumul de documente transmise, a prioritizat comunicarea directă prin întâlniri zilnice de 20 de minute și s-a concentrat pe procese care ar putea maximiza satisfacția clienților. În plus, echipa a început să folosească un kanban fizic, sub forma unei table, care urmărea și descria toate acțiunile desfășurate. Datorită acestui lucru orice membru al companiei putea interveni pentru a îmbunătăți procesele de lucru.

Majoritatea afacerilor ce integrează metodologia agile utilizează cel puțin una dintre practicile descrie anterior, însă agile nu ar trebuie limitat doar la aceste tehnici, întrucât este un proces complex. Tehnicile propuse nu garantează implementarea cu succes a managementului de tip agile, însă o echipă profesionistă de consultanți în management poate utiliza aceste tehnici în implementarea coerentă a managementului de tip agile. Dacă dorești să îți maximizezi șansele de implementare a noilor strategii de management sau dacă vrei să eficientizei sistemul managerial, contactează echipa Idea Perpetua, care te poate ajuta prin metode eficiente să implementezi un model optim de management pentru afacerea ta.

Contact

Despre autor:

Daniel Bîlea

Junior Business Consultant

Daniel urmeaza un program de BBA (Bachelor of Business Administration) in cadrul Universitatii din Bucuresti. In cadrul Idea Perpetua, Daniel implementeaza proiecte de Consultanta in Antreprenoriat, Consultanta in Inovare Digitala si Consultanta in Investitii. Totodata, Daniel este orientat spre solutionarea problemelor antreprenorilor si start-up-urilor printr-o abordare creativa, inovativa si eficienta vizand optimizarea sistemelor, automatizarea proceselor, validarea si scalarea modelelor de afaceri.

 

Publicat la: 2020-05-20 11:00:04