Metodologia Lean constituie una dintre cele mai de succes strategii pentru îmbunătățirea și scalarea unei afaceri, având la bază două principii generale: respectul pentru oameni și îmbunătățirea continuă. Această metodologie este utilizată la nivel mondial, în sectoare ale economiei precum: servicii de marketing, logistică, servicii medicale, învățământ superior și alte activități de producție.

Termenul „Lean” a apărut prima dată în anul 1988 de către John Krafcik, urmând a fi definit „Mașina care a schimbat lumea”. Un inginer industrial din cadrul Toyota, Taiichi Ohno, a dezvoltat metodologia Lean în anii 1950, cunoscută sub numele de Toyota Production System, făcând primii pași în îmbunătățirea performanței în mediile de fabricație și în cele tranzacționale. Producătorul japonez a implementat acest sistem în urma celui de-al doilea război mondial, cu scopul îmbunătățirii eficienței și flexibilității producției sale.

Metodologia lean a fost îmbunătățită și adaptată în decursul anilor, dovedindu-și caracterul flexibil. În același timp s-au consolidat principii care să definească implementarea metodologiei lean, acestea fiind:

1. Valoarea aferentă fiecărui produs este stabilită din perspectiva clientului final.
2. Identificarea activităților ce stau la baza fluxului de creare a produselor sau serviciilor cu valoare adăguată, eliminând din proces acele activități ce scad nivelul de valoare adăugată sau acele activități care produc pierderi financiare.
3. Ordonarea activităților din fluxul de creare al produsului sau de prestare al serviciului astfel încât să nu intervină întreruperi în procesul de creare, fiind necesar un flux continuu de lucru.
4. În urma stabilirii fluxului de lucru, semnalul de producție de produse sau prestare de servicii este de tipul „pull”, în care clientul cere realizarea unui bun sau prestarea unui serviciu. Spre deosebire de strategia „push”, unde fluxul de lucru funcționează fără a ține cont de cererea pieței, strategia „pull” este orientată spre a produce doar atât cât este necesar pentru a acoperi cererea pieței.
5. Pasul cinci creează caracterul continuu al metodologiei lean, urmând procesul de perfecționare a produsului sau serviciului până când acesta atinge o valoare maximă a valorii adăugate, iar pierderile de orice fel sunt eliminate în proporție cât mai mare. Dacă produsul sau serviciul nu are un caracter de maximă valoare adăugată atunci procesul de perfecționare continuă.

Astfel, lean pune accent pe îndepărtarea oricărei forme de risipă în procesul de realizare al unui produs sau serviciu, îmbunătățind în acest mod întregul flux de creare. Mai mult, se dorește obținerea unor produse cu un grad calitativ cât mai înalt, țintind spre perfecționare.

În procesul de implementare sau de producție/prestare, pot apărea câteva erori care să disocieze fluxul de lucru curent de un flux de lucru funcțional prin stategia lean. De aceea este foarte important să cunoaștem din timp tipurile de erori care pot apărea. Cadrul lean prevede opt tipuri de erori ce ar trebui minimizate sau eliminate odată cu identificarea lor:

1. Mișcarea inutilă: mișcările fizice în exces exercitate de către angajați trebuie evitate, întrucât acestea conduc la o productivitate redusă.
2. Inventarierea: materialele sau produsele care nu sunt imediat necesare pentru nevoile clienților vor trebui înlăturate.
3. Defectarea: reprezentând deviațiile produselor sau serviciilor de la îndeplinirea nevoii clientului, fiind necesară reprocesarea sau reproducerea produsului sau serviciului. În acest sens se recomandă implementarea și îmbunătățirea continuă, conform metodologiei lean, a unui flux de control al calității.
4. Timpul de așteptare: poate deveni un impediment pentru client în procesul de livrare a valorii adăugate, de aceea trebuie să existe un flux de lucru continuu, cu activități corelate și doar strict necesare pentru satisfacerea nevoilor clientului.
5. Supra-procesarea: reprezentintă eventualele etape ale fluxului de lucru care nu sunt absolut necesare pentru realizarea produsului sau prestarea serviciului.
6. Supra-producția: deși principiul de „pull” ar trebui să împiedice această eroare din a apărea în fluxul de lucru lean, se poate întâmpla dacă procesul nu este supravegheat corespunzător.
7. Sub-utilizarea angajaților: utilizarea necorespunzătoare a capitalului uman ce conduce la scăderea productivității.
8. Logistică ineficientă: lanțul valoric în care se află afacerea trebuie să comunice eficient cu celelalte componente ale lanțului, precum furnizori, distribuitori sau clienți; altfel pot apărea probleme multiple și complexe.

III. Six Sigma

Lean este adesea aplicat în combinație cu Six Sigma. Aceasta din urmă se concentrează pe reducerea variației și a defectelor. Împreună, cele două creează o strategie cu accente puternice puse pe eficiență și profesionalism. Printr-o astfel de strategie, managerii pot beneficia de avantaje substanțiale, precum: îmbunătățirea productivității, un proces de lucru mai inteligent, o mai bună utilizare a resurselor etc. Drept urmare, compania va fi mult mai flexibilă și va putea răspunde mult mai rapid cerințelor consumatorilor. Womack și Jones recomandă managerilor și directorilor reflectarea asupra următoarelor aspecte, a căror adoptare poate determina schimbări substanțiale a viziunii unei organizații. În timp ce lean se concentrează pe eliminarea surplusului care nu este necesar și implementarea unui set de unelte standardizate pentru sporirea eficienței, Six Sigma se concentrează pe eliminarea defectelor și reducerea variației care poate apărea în fluxul de lucru. Six Sigma și lean se îmbină pentru a crea câteva principii de bază, precum:

• – Proiectarea unei activități ce implică producerea unei cantități minime de deșeuri și care să limiteze supraproducția.
• – Existența proceselor, activităților sau componentelor serviciilor sau produselor cu valoare adăugată pentru consumator.
• – Proiectarea unui sistem continuu de creare a valorii adăugate prin inovare, care este îmbunătățit recurent.

IV. Kaizen

O altă componentă a metodologiei lean o constituie Kaizen. Traducerea sa din limba japoneză este „schimbare în bine”. Esența este că „schimbarea este bună și schimbarea bună este și mai bună”. Astfel, orice membru al unei companii care aduce o schimbare firmei este un kaizen. Un eveniment de acest tip are rolul de a îmbunătăți aspectele activității organizației în întregime. Principiul Kaizen este adaptabil nevoilor individuale și trebuie să fie motivul activității zilnice a angajaților.

V. Metodologia Score

Score este o metodologie de gestionare a evenimentelor de tip Kaizen. Această metodologie are la bază cinci faze definitorii:

• – Selectarea: constă în identificarea proceselor ce necesită îmbunătățire
• – Clarificarea: constă în identificarea clară a problemei și obiectivul proiectului.
• – Organizarea: constă în instruirea și mobilizarea membrilor echipei spre atingerea obiectivelor la nivelul organizației.
• – Sprint: Constă într-o planificare de câteva zile sau săptămâni de implementare propriu-zisă a îmbunătățirilor aduse procesului.
• – Evaluarea: Constă în analizarea rezultatelor și beneficiilor realizate până la acel moment. Este urmată de colectarea feedback-urilor cu scopul definirii activităților viitoare.

De altfel, există evenimente de tip lean Kaizen ce folosesc metoda Score, ghidându-se după trei principii. În primul rând, planificare avansată, ce necesită detaliere dar și acordare de timp pentru ajustări.

În al doilea rând, este necesar ca evenimentele de schimbare să implice învățare. În acest mod, membrii echipei necesită cunoașterea instrumentelor inclusiv tehnicilor lean, totodată, ei trebuie să fie familiarizați cu procesul executării Score.

În ultimă fază, un alt factor important în procesul de schimbare este reprezentat de un management eficient în ceea ce privește schimbarea în sine. Factorul determinant al schimbării îl constituie abilitatea de a gestiona în mod eficient schimbarea, însă nu orice persoană poate dobândi în mod natural de această abilitate, dar care poate fi obținută în timp.

VI. Sistemul 5S

Sistemul 5S creează un cadru care organizează fluxul de lucru la locul de muncă. Acest lucru este realizabil prin aplicarea a celor cinci standarde esențiale ale sistemului:

• – Sortarea: constă în eliminarea obiectelor și instrumentelor inutile la locul de muncă, anume acelea care nu sunt implicate direct în procesul de crearea a valorii adăugate.
• – Setarea: constă în organizarea instrumentelor de muncă cu scopul asigurării facilitării și efienticizării muncii.
• – Strălucirea: constă în contribuția fiecărui membru al echipei la păstrarea locului de muncă curat și ordonat este necesară.
• – Standardizarea: constă în trecerea sarcinilor și rolurilor printr-un flux de lucru similar, standardizat și eficient.
• – Sustenabilitate: constă în implicarea fiecărui membru al echipei în acest proces pentru asigurarea sustenabilității organizației pe termen lung.

VII. Termeni specifici metodologiei lean

Just-In-Time (JIT): este o formă de fabricație și o metodă logistică de control al stocurilor. JIT este sistemul ce se pliază pe necesitățile clientului, în momentul în care acestea apar și sunt sesizate de companie.

Gemba: traducerea din limba japoneză este ”locul real”. Se referă cu exactitate la locul desfășurării activităților de țin de proces.

Cartografierea fluxului de valoare: constă în crearea unei diagrame de flux ce prezintă etapele definitorii ale procesului valoric, cu scopul identificării deșeurilor și reducerea timpului de fabricație.

Bottleneck: obiectivul său îl constituie identificarea posibilelor blocaje ce încetinesc sau stopează procesele.

Kanban: traducerea din japoneză este ”semne”, având ca scop identificare fazelor prin care trece produsul: trebuie făcut, în curs de realizare și finalizat.

Flux continuu: acest instrument integrează toate elementele de producție prin examinare, evaluare și perfecționare continuă.

VIII. Agilitate, competitivitate și calitate

Cu cât este mai eficient un proces, compania dă dovadă de calitate în realizarea produselor. De altfel, analizând producția realizată de concurență și îmbunătățind întreg procesul activității astfel încât să se plieze pe nivelul pieței, se determină o redresare în ce privește nivelul companiei. În acest mod, prin respectarea primelor două principii, se determină o creștere strategică a întreg procesului ce ține de activitatea companiei, la nivel calitativ.

Astfel, metodologia lean a îmbunătățit substanțial strategiile dintr-o arie largă de domenii iar utilizarea principiilor sale aduce beneficii însemnate pe termen lung la nivel de companie. Dacă vrei să implementezi lean în organizația ta, dar planificarea tacticilor este neclară, apelează la ajutorul consultanților noștri care îți vor oferi cele mai bune soluții pentru afacerea ta.

Contact

Despre autor:

Iulia Ciurea

Junior Marketing Consultant

Iulia urmează un program de BBA (Bachelor of Business Administration) în cadrul Universității din București. În cadrul Idea Perpetua, Iulia implementează proiecte de Consultanță în Antreprenoriat și Consultanță în Resurse Umane. Totodată, Iulia este orientată spre atingerea obiectivelor cantitative și calitative ale clienților vizând valorificarea potențialului oamenilor și crearea unui context favorabil dezvoltării personale și profesionale a echipei.